Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 9. September 2026
Wir, die MASHED Software Solutions GmbH, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir verarbeiten, warum, auf welcher Rechtsgrundlage und an wen wir sie weitergeben.
Sie gilt für zwei Dinge: diese Website und die Anwendung Stokee Inventory unter inventory.stokee.net. Wo ein Abschnitt nur für eines von beiden gilt, ist das angegeben.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die hier beschriebene Verarbeitung ist:
- MASHED Software Solutions GmbH
- Kasernstraße 30b, AT-8010 Graz, Österreich
- Vertreten durch: Manuel Penaloza
- E-Mail: contact@stokee.net
- Telefon: +43 681 10526513
2. Verarbeitung auf dieser Website
Server-Logs
Unser Hosting-Anbieter, die Vercel Inc., erfasst beim Aufruf einer Seite technische Daten — IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, verweisende Seite und Zugriffszeitpunkt. Wir nutzen diese Daten, um die Website verfügbar und sicher zu halten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).
Analyse
Wir setzen den Google Tag Manager ein, um zu verstehen, wie Besucherinnen und Besucher sich auf der Seite bewegen und welche Abschnitte das Produkt tatsächlich erklären. Erfasst werden können Seitenaufrufe, Klicks und Navigationspfade. Die Analyse wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen; Sie können diese jederzeit widerrufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Demo-Anfragen
Wenn Sie eine Demo anfragen, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Nachricht. Wir verwenden diese Angaben ausschließlich, um Ihnen zu antworten und gegebenenfalls einen Termin zu vereinbaren. Die Zustellung an contact@stokee.net erfolgt über die Mailgun Technologies, Inc. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
Spam-Schutz
Das Demo-Formular ist durch Google reCAPTCHA v3 geschützt. Dabei wird ausgewertet, wie das Formular genutzt wird, um Menschen von Bots zu unterscheiden. Technische Daten einschließlich Ihrer IP-Adresse werden dabei an Google übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Missbrauchsabwehr).
Anzeigeeinstellungen
Ihre Sprachwahl sowie die Einstellung hell/dunkel werden in Ihrem Browser gespeichert, damit die Seite sie sich merkt. Sie werden nicht an uns übertragen und dienen nicht Ihrer Identifikation.
3. Verarbeitung in der Anwendung Stokee Inventory
Die Anwendung ist ein Werkzeug, das Ihr Arbeitgeber oder Ihre Organisation einsetzt. In der Regel entscheidet diese über die Inhalte und ist dafür Verantwortliche; wir verarbeiten die Daten in ihrem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
Konto- und Organisationsdaten
Für Ihr Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Namen, gewählte Sprache, Ihre Rolle in der Organisation und — bei Anmeldung mit Passwort — dessen sicher gehashte Fassung. Alternativ können Sie sich mit Google anmelden; Google bestätigt uns dann Ihre Identität, und wir erhalten Ihre E-Mail-Adresse sowie grundlegende Profildaten. Authentifizierung und Speicherung laufen über die Supabase Inc., auf Infrastruktur in der Europäischen Union (Irland, eu-west-1). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Inventardaten
Die Anwendung speichert, was Sie eingeben: Ausrüstungsdatensätze, Kategorien, Standorte, Kunden, Jobs, Crew-Zuordnungen, Ausgaben und Rückgaben, Zustandsnotizen und Aktivitätsverlauf. Ein Teil davon sind personenbezogene Daten — etwa, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter ein Gerät wann mitgenommen hat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Fotos
Fotos von Assets und Profilbilder liegen im Supabase Storage. Bitte beachten Sie: Diese Dateien werden über URLs ausgeliefert, die nicht zugriffsbeschränkt sind — wer die URL kennt oder errät, kann das Bild auch ohne Konto öffnen. Laden Sie daher keine Fotos hoch, die personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten, die nicht per Link erreichbar sein sollen.
KI-gestützter Import
Wenn Sie den KI-Import nutzen, wird der Inhalt der hochgeladenen Datei — Spaltenüberschriften und Zeilenwerte — an die Anthropic, PBC in den Vereinigten Staaten übermittelt, damit deren Modell die Daten auslesen und bereinigen kann. Die Datei wird verarbeitet, um den Importvorschlag zu erzeugen, den Sie anschließend prüfen; die daraus entstehenden Assets speichern wir, nicht Anthropic. Bitte laden Sie keine Dateien mit personenbezogenen Daten hoch, die über das für Ihr Inventar Erforderliche hinausgehen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung auf Ihre Veranlassung).
Google-Kalender-Synchronisierung
Wenn Sie ein Google-Konto verbinden, verarbeiten wir die Kalenderberechtigung und die Termindaten, die nötig sind, um Jobs und Kalendereinträge abzugleichen. Die Funktion ist optional, standardmäßig deaktiviert und jederzeit trennbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Push-Benachrichtigungen
Wenn Sie Benachrichtigungen zulassen, stellt Ihr Browser uns ein Push-Abonnement bereit — eine Endpunktadresse samt Schlüsseln —, das wir speichern, um etwa auf überfällige Rückgaben hinzuweisen. Sie können dies in den Browser- oder Geräteeinstellungen widerrufen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Abrechnung
Bei kostenpflichtigen Tarifen wird die Zahlung über die Stripe, Inc. abgewickelt. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten direkt; wir erhalten den Abo-Status, den Tarif und Rechnungsdaten, nicht jedoch Ihre vollständige Kartennummer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen).
Service-E-Mails
E-Mails der Anwendung — Einladungen, Passwort-Zurücksetzungen, Benachrichtigungen — werden über die Mailgun Technologies, Inc. zugestellt.
4. Empfänger der Daten
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags:
- Vercel Inc. — Hosting von Website und Anwendung
- Supabase Inc. — Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher der Anwendung, gehostet in Irland (EU)
- Anthropic, PBC — KI-Verarbeitung der Dateien, die Sie dem Import übergeben
- Google Ireland Ltd. / Google LLC — Tag Manager, reCAPTCHA, Google-Anmeldung und Kalender-Synchronisierung
- Mailgun Technologies, Inc. — E-Mail-Zustellung
- Stripe, Inc. — Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Tarifen
5. Übermittlung außerhalb des EWR
Ihre Konto- und Inventardaten werden in der Europäischen Union (Irland) gespeichert. Einige unserer weiteren Anbieter sitzen in den Vereinigten Staaten oder verarbeiten dort Daten — Anthropic, Google, Mailgun und Stripe. Soweit personenbezogene Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit einschlägig, auf die Zertifizierung des Anbieters unter dem EU-US Data Privacy Framework.
Insbesondere beim KI-Import wird der Inhalt Ihrer hochgeladenen Datei an einen Anbieter in den Vereinigten Staaten übermittelt. Ist das für eine bestimmte Datei nicht akzeptabel, nutzen Sie den KI-Import dafür bitte nicht — Assets lassen sich jederzeit auch manuell anlegen.
6. Speicherdauer
- Demo-Anfragen: für die Dauer des Kontakts und bis zu zwei Jahre danach, um sinnvoll nachfassen zu können.
- Konto- und Inventardaten: solange Ihre Organisation ein Konto hat; bei Kontoschließung auf Wunsch gelöscht oder herausgegeben.
- Dateien aus dem KI-Import: dienen der Erzeugung des Importvorschlags; die Originaldatei bewahren wir nach der Verarbeitung nicht auf.
- Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: sieben Jahre, wie gesetzlich vorgeschrieben.
- Server-Logs: kurzzeitig zu Sicherheits- und Fehleranalysezwecken.
7. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer auf berechtigten Interessen beruhenden Verarbeitung zu widersprechen. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Liegen die Daten im Stokee-Inventory-Konto einer Organisation, ist in der Regel diese die Verantwortliche — wir leiten Ihre Anfrage dorthin weiter und unterstützen bei der Beantwortung.
Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an contact@stokee.net. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu; in Österreich ist das die Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at).
8. Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden, was für den Betrieb von Website und Anwendung unbedingt erforderlich ist — etwa um Sie angemeldet zu halten und Ihre Sprache zu merken. Analyse-Technologien werden erst nach Ihrer Einwilligung gesetzt; diese können Sie jederzeit ändern oder widerrufen.
9. Änderungen dieser Erklärung
Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich das Produkt oder unsere Auftragsverarbeiter ändern. Das Datum am Seitenanfang gibt stets die aktuelle Fassung an.